こんにちは( *´艸｀)
仕事大好きナチアンです
入社当初、タスク管理が全然できなかった私
スケジュールや、今日しないといけない仕事、何時までに終わらせる
ということが、本当にできませんでした(*´Д｀)
今では抜け漏れはほとんどなくなり、
定時には仕事を終わらせて帰る
そんな管理方法をお伝えします( ｀ー´)ノ
◆とにかくやることを書き出す
◆メールでの依頼はすぐやる、または未処理リストへ
◆机の上と引き出しの整理整頓
◆意外とアナログがやりやすい
◆アラームの使い方
◆とにかくやることを書き出す
まずやることを書き出します
TODOリストみたいな形で、エクセルでも紙でもかまいません
「○○さんにメールを送る」みたいな細かい内容もすべて書きます
昔は「書き出すくらいなら順番にとりかかったほうが早い」と思っていました
先にスケジュール立てたほうが早いです( *´艸｀)
・あと何をしなければならないのかがすぐにわかる
・逆算で仕事ができる
・抜け漏れがない
・先月、全四半期、去年のTODOを残して参考にできる
私は経理をやっているので、1か月・四半期（3か月）・1年単位で仕事をします
その場合はエクセルをおすすめします
なぜならコピーが簡単だから
毎日違う仕事の人はスケジュール帳でもいいかもしれませんね
エクセルで新規作成をすると、白紙かフォーマットか選べます
最初は何も考えず、スケジュールのフォーマットで十分です
使っていくうちに次使い勝手のいいように変更していってください
書き出したやることリストを、
スケジュールに当てはめていきます
まずは「○○までにやらなければならない」をその日に
時間がかかるものは、前日や前々日、期日に間に合うように
期日までに間に合うスケジュールを立てたら、前倒しができるものを探す
仕事の量が特定の1日に集中していたら、ほかの日にできないかを探す
1つの仕事の量が多いものは、半分でも前倒しができないか探す
業務時間8時間で終わるスケジュールを立てていきます
期日が決まっているもののスケジュールがたつと、
その他の急ぎでない仕事をスケジュールの空いているところに入れます
スケジュールを先輩と共有しておくと
より効率的にできるアドバイスをもらえます
スケジュールが完成したら、スケジュール通りに1つ1つ仕事を終わらせます
チェックや色を付けるなど、完了したものを消していってもいいですね
やっているうちに改善点が見えます
今月のエクセルシートをコピーして、来月の予定に改善点を組み込みます
数か月したらルーティン業務はスケジュールで管理できるようになります
◆メールでの依頼はすぐやる、または未処理リストへ
メールは順番に新しいほうから見ていきます
解決したものは、内容の確認にとどめます
じっくり読んだほうがいいものは、未読に戻すか、未処理フォルダに移動させます
仕事の依頼や問い合わせは、
１～３分でできるものはメールチェックと同時並行で行います
3分では終わらないものは、未読に戻すか、未処理フォルダに移動させます
全てのメールチェックが完了した後に、
未読、未処理フォルダのメールを処理します
前提は「メールを送ってきた人は、メールの返信を待っている」
私にとっての優先順位と、メールを送ってきた人の優先順位は違います
全てのメールを早く返すことに注力します
・先輩や上司に聞いて、返信する
・自分で調べて、返信する
・作業にとりかかる
・1時間以上時間がかかるものは、メール確認した旨（できれば所要時間も）の連絡行い、未読か未処理フォルダにとどめる
全てのメールに、なんらかのアクションを行います
仕事を自分の手元に置かない、が鉄則です
○○さんからの返答・アクション待ち、という状態にしておきます
◆机の上と引き出しの整理整頓
整理整頓は基本です
探し物をしている時間が、最も無駄です
基本は
「物の場所を決めて、その場所にしまう」
「使っていないものは手元に置かない」
「机の作業スペースは広く保つ」
「処理が終わっていないものは、目に見えるところに置く」
マニュアルは印刷し、メモをどんどん書き込み、
ぼろぼろになるまで使い倒してください
手書きのマニュアルや教科書・ノートは財産です
後々、とても役立ちます
ファイルに綴じて、見出しやPPポケットなど、すぐに確認できるようにしましょう
処理が終わったもののファイリング
直近1時間は使わないものは片づけましょう
作業スペースを広く確保する
他の先輩がそのファイルを使いたいかもしれません
ものの場所を決めておくと、迷わない・探さない
○○の書類はここ、△△の書類はここ、と決めておきます
私はカラーファイルに付箋で「入金」など名前をつけて、
入金関係の書類はすべてそのファイルに入れます
入金関係で必要な書類は、そのファイルを探せば手に入ります
頭の中と机の上、机の中は連動します
頭がごちゃごちゃな人は机もごちゃごちゃです
頭がすっきり整理整頓されている人は、机も整理整頓されています
まずは、机をきれいに保ちましょう
◆意外とアナログがやりやすい
電話での問い合わせや質問、上司からの指示、その他もろもろ
付箋や裏紙などアナログに紙とペンが最も使いやすい
そのままTODOにもなり、完了したら捨てます（必要なものはスケジュールにメモします）
ちなみに私は
その付箋に仕事中に思いついた買い物リスト等プライベート情報もメモります
メール画面を印刷して未処理ファイルにいれておくという手もあります
頭は覚えるところではありません、考えるところです
紙に書いたら、忘れられます
ペーパレスがさわがれていますが、アナログのほうが管理しやすい
◆アラームの使い方
MTの15分前にアラームを鳴らす
毎日定期にやる業務のアラームを鳴らす
数か月後等先の予定もアラームを鳴らす
※音は鳴らしません、ポップアップがでるようにします
アラームを止めるときは作業が完了したとき
いい加減自分とは長い付き合い
これ忘れそう、これ漏れそう、
って思った仕事は全部鳴らします
もう一度いいます
頭は覚えるところではなく、考えるところ
しくみで勝ちましょう
